Новый законопроект о персональных данных: как изменилась работа рекрутеров
⏱ Время прочтения — 9 минут
В эпоху цифровизации персональные данные (ПД) называют информационным товаром и «нефтью XXI века». В 2021 году серьезно изменился порядок обращения с ПД. Законопроект о распространении персданных привел к масштабным изменениям — часть из них вступила в силу в марте, а с 1 сентября 2021 года вводятся новые требования к получению согласия на распространение ПД.
Разбираемся вместе с экспертами в нюансах новых требований закона применительно к рекрутменту. Вопросов много. Как теперь HR-менеджерам работать с личной информацией кандидатов? Какие новшества нужно строго соблюдать и за что компаниям грозят многомиллионные штрафы?
Сперва разберемся, что относится к персональным данным с точки зрения кандидата и работодателя.
Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к физическому лицу (субъекту персональных данных — кандидату). С точки зрения рекрутмента — это почти все сведения, которые собирают о соискателе, субъекте ПД: Ф. И. О., опыт работы, доходы, образование и пр.
Оператор — потенциальный работодатель. Обработчик — тот, кто обрабатывает персональные данные по поручению оператора. Обработчиками в рекрутменте выступают те, кого работодатель нанял для поиска новых сотрудников (кадровые агентства, job-сайты, ATS- и CRM-системы). Кстати, если вы сохраняете резюме на свой компьютер, значит, уже занимаетесь обработкой персональных данных.
Новый закон и его последствия
За последний год на рассмотрение парламентариев было внесено несколько громких законопроектов, связанных с ПД, часть инициатив утвердили. Один из самых обсуждаемых документов, который уже вступил в силу, вносит изменения в порядок обращения с персональными данными граждан. Итак, главное новшество касается регулирования распространения ПД. С 1 марта 2021 г. вступили в силу изменения в Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», а с 1 сентября 2021 года начинает действовать
Главные новшества в законодательстве о персональных данных — 2021
(статья 10.1 Федерального закона «О персональных данных»).
- Понятие «персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных» заменили на другую формулировку — «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения».
- Распространение — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц; теперь вид обработки, требующий получения отдельного согласия у кандидата.
- Оператор перед обработкой данных, полученных из разных источников (социальные сети, сайты по поиску работы), должен проверять наличие согласия или другого основания для обработки таких сведений. Для этого стоит уточнять у владельцев job-сайтов, есть ли согласие на распространение ПД и для каких целей оно получено у соискателя.
- Оператор должен доказать законность сбора и последующего использования персданных кандидатов из открытых источников.
«Теперь работодатель как оператор должен проверять наличие согласия от кандидата не только на обработку, но и на распространение личной информации о нем, если собирает данные из открытых источников. Галочки под пользовательским соглашением недостаточно — должен быть отдельный документ, электронная форма на сайте. Эти новеллы всколыхнули и бизнес-сообщество, и юристов. 1 сентября замкнется круг законодательных изменений — приказ Роскомнадзора, вступающий в силу в первый день осени, четко определил, как согласие на распространение персданных должно выглядеть. Важный нюанс — в документе должны быть поля, где человек может записать, какие ПД он не разрешает распространять или разрешает с определенными условиями. Теперь рекрутеру нужно отслеживать содержание такого согласия», — объясняет Екатерина Метелкина, юрист hh.ru, эксперт по персональных данным.
9 обязательных пунктов в согласии на обработку персональных данных с 1.09.2021
(приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 №18)
- Ф. И. О. кандидата.
- Контакты (телефон, адрес электронной почты или почтовый адрес).
- Сведения об операторе: организации (наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер), физлице — специалисте по подбору персонала (Ф. И. О., место жительства/пребывания), ИП (Ф. И. О., ИНН, основной государственный регистрационный номер).
- Сведения об информресурсах оператора, с помощью которого предоставят доступ неограниченному кругу лиц и другие действия с ПД: адреса, состоящего из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы.
- Цели обработки персональных данных — в рекрутменте это трудоустройство и кадровый резерв.
- Категории и перечень ПД, на обработку которых кандидат дает согласие.
- Категории и перечень ПД, для обработки которых соискатель устанавливает условия и запреты, список запретов (по желанию).
- Условия, при которых полученные данные оператор может распространять только по его внутренней сети, к которой есть доступ у определенных сотрудников.
- Срок действия согласия. Если цель — только трудоустройство, то срок действия — 30 дней, если и кадровый резерв, тогда срок можно увеличить при согласии соискателя.
Миллионные штрафы — кого коснутся и при чем тут Google-таблицы?
Параллельно с бурными дискуссиями о новых законодательных ужесточениях возникло сразу несколько громких дел с зарубежными компаниями, связанных с обработкой персональных данных. Претензии Роскомнадзора заключались в нарушении требований локализации ПД граждан на территории РФ. Суд оштрафовал мессенджер WhatsApp на 4 млн руб. за отказ локализовать базы данных российских пользователей (по ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ), а соцсети Facebook и Twitter получили повторные штрафы 15 млн и 17 млн руб. соответственно (по ч. 9 ст. 13.11 КоАП РФ), сообщается на
По мнению наших экспертов, такие проблемы могут затронуть не только крупный международный бизнес, но и российские частные компании, которые, например, используют Google-таблицы для хранения и обработки личной информации кандидатов. Как?
«Работодатель как оператор при сборе персональных данных обязан обеспечить запись, систематизацию, хранение, уточнение и извлечение этих сведений россиян с использованием баз данных на территории РФ.
Распространенная ситуация: рекрутер работает с персональными данными кандидатов (Ф. И. О., контакты, ссылка на резюме или выдержки из него) в облачном хранилище. Часто им выступают Google-таблицы. Эксперты назвали такую практику «очень плохой», так как вы не можете выбрать локацию размещения сервера, где хранятся данные, облако Google может находиться в странах, не подпадающих под требования российского законодательства о трансграничной передаче ПД другим странам (ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»).
В таком случае при проверке компания не сможет предоставить информацию, где же хранятся персданные. Отсюда высоки риски штрафов. Кроме того, вы не управляете системой доступа, были прецеденты, когда информация, хранящаяся в облачных файлах, становилась общедоступной.
Как выбрать ATS-систему для соблюдения закона о ПД?
Как бизнесу соблюсти все требования, учесть все новые требования законодательства о персданных и не попасть на штрафы, ненамеренно разместив информацию на иностранных серверах? Сегодня компании устанавливают ATS-системы (от англ. Applicant tracking system — система управления кандидатами), позволяющие автоматизировать процесс подбора персонала. Эти специальные программы, облегчающие жизнь рекрутерам, помогают соблюдать российское законодательство в части обработки и распространения персональных данных. Сложность в том, что система управления подбором персонала должна соответствовать государственным техтребованиям. Перечень пунктов большой. И помните: техническая защита ПД — это не разовое мероприятие. Вы должны периодически проводить проверку, правильно ли все настроено и как работает.
«Если у вас собственная ATS-система, вы несете полную ответственность за соблюдение всех требований по закону. Если размещаете систему у провайдера, небольшая часть технических требований ляжет на него. Проследите, чтобы у провайдера была лицензия на техническую защиту информации. Удобное решение — ATS как услуга, что снимет с вас риски технического несоответствия. Главное — проанализировать компанию и услугу и убедиться, что все требования 152-ФЗ соблюдены. Например, у hh.ru есть система
Кстати, использование Talantix не предполагает распространение персональных данных, а если вы берете данные из источников, в которых не уверены, то можете направить запрос согласия субъекту при помощи функционала системы, подчеркнула юрист Екатерина Метелкина.
5 критериев выбора ATS-системы
По словам Марины Хадиной, директора по развитию Talantix, чтобы избежать рисков, рекрутер как менеджер проекта по внедрению программ должен учесть следующие моменты:
- Обратите внимание, как система запрашивает согласие на обработку персональных данных. Если резюме приходят из разных источников, то во многих случаях должно быть предусмотрено согласие на обработку ПД, разрешенных к распространению. Если есть сомнения, что сторонний онлайн-ресурс не собирает согласия с соискателей, тогда лучше дополнительно запросить его.
- Посмотрите, как оформлено согласие на обработку ПД. Должны быть указаны цели сбора — трудоустройство и кадровый резерв.
- Соблюдаются ли в системе требования по локализации данных — например, серверы Talantix располагаются на территории РФ. В данном случае система может выступать как первичная база данных, при этом вторичная база может находиться за пределами России, что актуально для зарубежных компаний.
- С точки зрения техтребований — есть ли у центра обработки данных, где размещается инфраструктура системы, лицензия на техническую защиту информации, разработана ли модель защиты от киберугроз.
- Проверьте, предусмотрены ли регулярные обновления системы с учетом изменений в законодательстве.
Законодатели отметили, что закон о распространении ПД — только начало большой работы по ужесточению правил обращения с персональными данными. Но это не должно стать проблемой для компаний, если они следят за автоматизированными решениями и предложениями по хранению и обработке данных, так как крупные провайдеры держат руку на пульсе, чтобы помочь HR-сообществу и бизнесу учесть эти и другие нововведения.
↩ Назад к статьям