Как сервисы доставки переходят на КЭДО: опыт трёх компаний

Автоматизация процессов КДП полезна бизнесу любой тематики, и сервисы доставки не исключение. Почему компании из этой сферы переходят на КЭДО? По каким критериям они выбирают подрядчика? Как проходит интеграция и каких результатов удаётся достичь? Расскажем в этой статье.

⏱ 5 минут полезного чтения

Особенности сервисов доставки

Мы рассмотрим три крупных сервиса доставки.

«Самокат»

«Самокат» — это онлайн‑магазин с доставкой за 15 минут. Компания работает в 49 городах России. В штате более 6000 сотрудников. «Самокат» стал одним из первых лидеров рынка в сфере доставки, кто протестировал КЭДО.

«Сбермаркет»

Компания доставляет на дом продукты и прочие товары из магазинов. Работает в 144 городах России, в штате более 3000 сотрудников.

«Вкусвилл»

Специализируется на продаже продуктов здорового питания, имеет собственную торговую марку. В отличие от предыдущих сервисов, имеет офлайн-точки продаж, расположенные в 56 регионах России.

Отличительные черты бизнеса

Выделили основные особенности сферы доставки:

  • Большое количество персонала, работающего не в офисе: курьеры, сотрудники склада, продавцы и т. д.
  • Обширная география. Охват компаний исчисляется несколькими десятками регионов.
  • Много удалённых сотрудников в разных регионах. Например, в «Самокате» количество удалёнщиков составляет 70%.
  • Высокие темпы и объёмы найма. Так, во «Вкусвилле» ежемесячно нанимают около 1500 сотрудников.

Зачем потребовался переход на КЭДО

Основная цель автоматизации процессов КДП — решение проблем, которые неизбежно возникают в этой сфере бизнеса. Компании ставили перед собой следующие задачи:

  • Обеспечить быстрый выход на работу новых сотрудников, особенно удалённых, для которых оформление могло занимать неделю и даже больше.
  • Централизовать кадровый документооборот даже в тех регионах, которые находятся далеко от головного офиса.
  • Избежать постоянного раздувания штата КДП и выгорания кадровых специалистов в период активного найма.
  • Снизить нагрузку на кадровых сотрудников и дать им возможность направить ресурсы на более приоритетные задачи.
  • Ускорить и упростить обмен документами для всех сотрудников, чтобы в компании было комфортнее работать.

Всплеск интереса к КЭДО

Сервисы доставки активно начали проявлять интерес к цифровизации КДП в 2020 году. И это вполне логично:

  • Повысился спрос на доставку из-за пандемии и режима самоизоляции. Люди опасались лишний раз выходить на улицу, поэтому заказывали товары на дом.
  • Сервисы доставки оказались перегружены из-за такого количества заказов, покупателям не всегда удавалось найти свободные слоты на ближайшие сутки.
  • Как следствие, компании в сфере доставки начали активно расти и нанимать новых сотрудников.
  • В 2020 году люди массово начали переходить на удалёнку, а работодатели — нанимать дистанционных сотрудников. В компаниях по доставке тоже оценили эту возможность и начали работать с сотрудниками по всей стране.

Взрывной рост в совокупности с большим количеством удалёнщиков привёл к перегрузке кадровых специалистов, а бумажная волокита сильно затягивала процессы. Нужен был инструмент, который позволил бы решить эти проблемы. Таким инструментом стал кадровый электронный документооборот.

Выбор КЭДО-платформы

Критерии, по которым компании выбирают инструменты для своих задач, всегда зависят от тематики бизнеса. В случае с сервисами доставки критериями стали:

  • Быстрота внедрения, так как компании активно расширялись и промедления были нежелательны.
  • Гибкость — готовность подстраивать решение под клиента.
  • Широкие возможности для интеграций, чтобы бесшовно объединить все рабочие сервисы.
  • Относительно невысокая стоимость лицензий. В сервисах доставки очень много сотрудников и всех нужно обеспечить лицензиями так, чтобы это не ударило по бюджету.
  • Удобство и простота использования, чтобы любой сотрудник — даже неподкованный в новых технологиях — мог подписать документ.

По этим критериям компании выбрали HRlink в качестве подрядчика и протестировали КЭДО в рамках эксперимента Минтруда, который проходил с апреля 2020 года по ноябрь 2021 года.

Что важно сервисам доставки в процессе перехода на КЭДО

Чтобы автоматизация процессов КДП для компаний доставки прошла успешно, нужно обеспечить следующие условия:

  • Отзывчивость и включённость команды внедрения, которая возьмёт на себя большую часть работы по переходу: подготовка локальных нормативных документов, встраивание решения в ИТ-ландшафт, настройка интеграций.
  • Оперативная работа техподдержки в любое время суток. Подразделения компаний находятся в разных часовых поясах, важно, чтобы в процессе внедрения они могли связаться с техподдержкой, как только появился вопрос, и быстро найти на него ответ.
  • Организация обучения: база знаний, подготовка гайдов, памяток и т. д., проведение вебинаров и демо платформы.
  • Быстрота внедрения. У рассматриваемых компаний переход на КЭДО занял в среднем около двух месяцев.

Как сотрудники реагируют на КЭДО

Большая часть работников сервисов доставки положительно отнеслась к автоматизации кадровых процессов. Более 50% штата пользуется КЭДО, а именно:

  • «Сбермаркет» — 78% сотрудников.
  • «Самокат» — 99% сотрудников.

У тех, кто скептично относится КЭДО, присутствовал страх использовать электронную подпись. Однако эта проблема решается проведением тренингов и обучения. В целом работники отмечают удобство, скорость обмена документами и отсутствие необходимости тратить деньги на дорогу в офис.

Результаты перехода на КЭДО для сервисов доставки

Благодаря цифровизации КДП с помощью HRlink, компаниям удалось улучшить следующие показатели:

  • В три раза сократилось минимальное время на оформление бумаг: ранее оно составляло от трёх дней, теперь — всего один день.
  • На 50% снизились почтовые расходы.
  • До 50% снизилась посещаемость офиса — больше не нужно каждый раз ездить туда, чтобы подписать документы.
  • В два раза сократилась необходимость найма новых кадровых специалистов.
  • До 30 минут теперь занимает оформление сотрудника на работу.
  • На 15% повысилась скорость подписания документов.

Что говорят сервисы доставки о переходе на КЭДО

К другим статьям