Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудников

Планирование деловых поездок — трудоёмкий процесс, который зачастую отнимает массу времени у HR-специалистов и других ответственных за это направление в компании. Сегодня мы расскажем о сервисе, который позволяет снизить время на бронирование номеров и билетов до нескольких минут и сэкономить до 30% бюджета. Как ещё он помогает оптимизировать организацию поездок сотрудников и для кого станет незаменимым инструментом — расскажем на примере реальных компаний.

«OneTwoTrip для бизнеса» — сервис, который позволяет автоматизировать процесс организации командировок и вывести его на новый уровень. Он отличается от большинства аналогов в первую очередь тем, что пользоваться им можно без абонентской платы. Но на этом преимущества не заканчиваются.

Кому и для каких задач наиболее полезен «OneTwoTrip для бизнеса»

1. Если сотрудники регулярно отправляются в поездки, сервис поможет существенно снизить нагрузку HR-менеджеров компании. Для крупных организаций с большим штатом это способ цифровизовать и автоматизировать процесс организации путешествий. «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет забронировать билеты на транспорт, трансфер и проживание в одном окне. В сервисе доступны:

  • номера в 2 миллионах отелей в России и по всему миру;
  • большая база апартаментов;
  • перелёты от 800 авиакомпаний;
  • билеты на поезда, Аэроэкспресс, автобусы;
  • заказ трансфера.

2. Если необходимо отправить коллег в регионы со сложной транспортной доступностью или в глубинку, где выбор отелей ограничен, «OneTwoTrip для бизнеса» поможет подобрать оптимальные варианты проживания и выстроить сложные маршруты. Сервис подходит для организации поездок в отдалённые населённые пункты с неразвитой инфраструктурой, в том числе туда, где отсутствует авиасообщение или нет удобных железнодорожных направлений. Это существенно упрощает задачи производственных или строительных компаний, работающих в регионах.

3. Пользоваться сервисом могут сами сотрудники или офис-менеджеры, которые обеспечивают тревел-поддержку руководителей. Это удобно и просто: билеты и отели можно выбрать самостоятельно в мобильном приложении или на сайте. А если возникнут вопросы — менеджеры службы поддержки «OneTwoTrip для бизнеса» на связи круглосуточно.

Таким образом, сервис может стать незаменимым помощником и для эйчаров крупных компаний, и для небольших организаций, где нет кадровиков и бронированием занимаются сами сотрудники или другие члены команды. Независимо от того, планируете ли вы отправить работников в командировку, готовитесь к корпоративу или слёту директоров, этот инструмент позволит решить все задачи по организации поездки и проживания. А также станет способом оптимизировать это направление, выстроить процессы и управлять ими, экономя ресурсы: время сотрудников и деньги компании. На этом остановимся подробнее.

Как «OneTwoTrip для бизнеса» экономит ваш бюджет

1. В сервисе нет абонентской платы. Независимо от того, как часто вы им пользуетесь, платить за подключение не нужно.

2. «OneTwoTrip для бизнеса» сотрудничает с отелями напрямую и предоставляет своим клиентам лучшие тарифы и скидки до 35% на проживание. Пользователям также доступны корпоративные программы лояльности авиакомпаний. А ещё в сервисе огромный спектр вариантов билетов на различные виды транспорта, среди которых можно выбирать наиболее выгодные. Это помогает существенно снижать издержки.

3. При выборе отелей или билетов есть возможность сравнить цены нескольких поставщиков и выбрать самые выгодные варианты.

4. Бонусная система позволяет получать кэшбек 5% и тратить его на покупки в следующем месяце.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковКомандировочные расходы сократились на 20–30%, так как билеты стоят дешевле рынка и компании не нужно ежемесячно оплачивать услуги сервиса. А ещё действует удобная программа лояльности: полученными за заказы бонусами можно рассчитываться за следующие поездки.
Консалтинговая компания со штатом 150 человек

5. «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет руководителям оптимизировать затраты на корпоративные поездки в компании. А именно: можно ограничить доступ к функциям сервиса и лимитировать расходы для пользователей, то есть создавать или внедрять собственную тревел-политику. Это позволяет не только повысить эффективность задач по организации командировок, но и лучше управлять бюджетированием и сделать его более прозрачным — отслеживать и ограничивать траты.

Автоматизация процессов и экономия времени с помощью «OneTwoTrip для бизнеса»

1. Больше не придётся искать информацию на нескольких сайтах. Вместо многочисленных контрагентов — один. В «OneTwoTrip для бизнеса» командировку получится организовать под ключ, что существенно сэкономит время и силы.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковНам очень нравится многообразие направлений, особенно в сегменте авиабилетов. Всегда можно найти подходящий вариант, поскольку в системе есть предложения от 800 авиакомпаний. Что удобно, можно забронировать не только билеты на самолёт, но и на поезд и даже на аэроэкспресс. Ещё один важный момент — с помощью «OneTwoTrip для бизнеса» мы можем полностью организовать командировку — здесь можно бронировать номера в 2 миллиона отелей по всему миру.
Компания в сфере деревообработки со штатом более 200 сотрудников

2. Оформление от поиска до заказа может занять всего несколько минут, что очень важно при организации срочных поездок. Кроме того, пользоваться сервисом можно в любое время.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковСотрудники «OneTwoTrip для бизнеса» готовы оказать незамедлительную помощь по телефону и ответить на любой вопрос. Благодаря этому, а также грамотно выстроенному процессу оформления деловых поездок, организация командировок теперь занимает около пяти минут, а не сорок, как было до использования сервиса.
Финтех-компания со штатом более 150 человек

3. С помощью «OneTwoTrip для бизнеса» вы можете организовывать деловые поездки не только по России, но и по всему миру. А если потребуется помощь — можно отправить запрос на командировку личному менеджеру, он уточнит предпочтения и предложит лучшие варианты.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковОднажды мы долго искали подходящий рейс из Ташкента, так как был сезон и высокая загрузка. Менеджер группового отдела «OneTwoTrip для бизнеса» предложила чартер на большее количество пассажиров. При этом другие сервисы не смогли нам найти ни один рейс.
Менеджеры учитывают принципы работы нашей компании и находят билеты по оптимальным ценам. Последний раз с «OneTwoTrip для бизнеса» мы организовали авиаперелёт на 200 человек из Узбекистана в Иркутск, это был наш самый крупный заказ.
Строительная компания со штатом более 4500 человек

4. В рамках работы с «OneTwoTrip для бизнеса» вы можете предоставить сотрудникам вашей компании различные уровни доступа к сервису, ограничить набор возможностей в рамках определённой роли. Это очень удобно — так они самостоятельно смогут пользоваться инструментом и выбирать услуги для себя или своих коллег, а вы получите полный контроль за процессом.

5. Работа с информацией организована максимально удобно. Так, данные нескольких сотрудников можно добавить в один клик, просто загрузив файл со списком имён. Внесённые паспортные данные будут автоматически сохраняться и загружаться при оформлении заказа.

6. Бронирование и подтверждение командировок продумано до мелочей и выстроено по шагам. Согласование поездок происходит онлайн. Ответственный (один или несколько) получает по электронной почте письмо со ссылками на забронированные услуги и принимает решение. Все командировки отображаются в календаре, это облегчает планирование и позволяет наглядно увидеть, когда и какие сотрудники будут отсутствовать.

7. Сервис позволяет навсегда забыть про сложности с документооборотом, связанным с командировками. У вас больше не возникнет проблем в ситуациях, когда отель или партнёр по трансферу не выдаёт чеки и закрывающие документы или когда в них возникает путаница. «OneTwoTrip для бизнеса» предоставляет полную отчётность и поддерживает ЭДО.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковВсе закрывающие документы теперь агрегируются в одном месте — в личном кабинете сервиса. Не нужно искать накладные и чеки в электронных почтах или других системах. Чтобы получить квитанции и талоны для авансового отчёта, достаточно зайти на сайт и распечатать их.
Сельскохозяйственная компания со штатом 150 человек

8. Ещё один плюс — бесплатная интеграция с 1С. Ваша бухгалтерия получит онлайн-доступ к отчётам по компании в целом или по отдельным сотрудникам и подразделениям.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковТеперь отдел бухгалтерии пользуется автоматической выгрузкой документов, что значительно упрощает и ускоряет учёт командировочных расходов.
Франчайзинговая компания со штатом 250 человек

9. Для компании с несколькими юридическими лицами есть возможность объединить разные аккаунты в одном личном кабинете.

Делегируйте и автоматизируйте: как быстрее и дешевле организовывать командировки сотрудниковОсобенно полезно то, что здесь можно открывать карточки сотрудников и просматривать финансовые отчёты — раз в месяц мы выгружаем детализированные данные. Поскольку у нас несколько юридических лиц, нам очень пригодилась функция «Мультиаккаунт» — это возможность переключения между личными кабинетами.
Строительная компания со штатом более 4500 человек

10. В сервисе доступны удобные способы оплаты: по корпоративной карте или по безналичному расчёту. Возможен депозит и предоплата, оплата накопленными бонусами или постоплата по счёту. Что немаловажно, с организацией заграничных командировок не возникнет никаких сложностей: услуги отелей и перевозчиков за рубежом можно оплатить с расчётного счёта компании.

Как подключиться к «OneTwoTrip для бизнеса»

Оставьте заявку на сайте. Затем необходимо подписать договор-оферту — вам на почту придут логин и пароль для доступа в систему. Вот и всё! Сразу после этого можно выбирать варианты бронирования для ваших сотрудников.

Реклама. ООО «Вайт Тревел». 16+

К другим статьям