Почему ваши сотрудники боятся переходить на КЭДО: 10 страхов

Что пугает сотрудников, когда они слышат о переводе документов в цифру? Почему люди могут отказаться от КЭДО? И почему эти страхи не всегда обоснованы? Расскажем в этой статье.

⏱ 5 минут полезного чтения

Как работает КЭДО в России

В 2021 году в России вступили в силу законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, разрешающие всем работодателям, включая ИП, использовать КЭДО. Но значит ли это, что сейчас можно перевести на КЭДО всех сотрудников? Не совсем.

Чтобы вести кадровые документы с сотрудником в цифровом формате, нужно получить от него письменное согласие. Если согласия нет, документы остаются в традиционном бумажном формате. Исключение — работники, у которых нет трудового стажа, устроившиеся позже 31 декабря 2021 года. Тогда согласие не перевод в цифру не требуется.

Почему ваши сотрудники не хотят переходить на КЭДО: 5 страхов

Что же делать, если работники восприняли новость о КЭДО без особого восторга и вообще не хотят отказываться от бумаги? Для начала — разобраться с их возражениями и отработать их. Рассмотрим самые популярные страхи перехода на КЭДО и выясним, как с ними бороться.

Страх № 1. Электронной подписью воспользуются злоумышленники

❓Чего боятся сотрудники. А что, если к электронной подписи получат доступ мошенники? Тогда они смогут подписывать ей документы и, например, оформить кредит. Лучше подписывать на бумаге, по старинке.

✅ Реальность. Надежные системы КЭДО, как и сама электронная подпись, защищены механизмами шифрования. Чтобы поставить подпись, нужно каждый раз проходить аутентификацию — вводить одноразовый пароль. Наверняка вы часто выполняете похожее действие, когда оплачиваете покупки с банковской карты онлайн. Электронная подпись не менее надежна, чем оплата через интернет, главное — привыкнуть.

Страх № 2. Мошенники украдут личные данные

❓Чего боятся сотрудники. Чтобы подписать документ простой электронной подписью (ПЭП) через портал «Работа в России», нужно авторизоваться с помощью Госуслуг, а значит — передать КЭДО-платформе данные учетной записи ЕСИА. Куда потом пойдут эти данные, непонятно. Вдруг прямиком к мошенникам?

✅ Реальность. КЭДО-платформа никому не передает ваши личные данные и не хранит их. Учетная запись ЕСИА нужна только для авторизации и подписи.

Страх № 3. Можно подписать документ случайно

❓Чего боятся сотрудники. При случайном нажатии на кнопку или во время сбоя системы может поставиться подпись. А потом невозможно будет доказать, что документ подписан неосознанно.

✅ Реальность. Чтобы поставить подпись, нужно совершить несколько осознанных действий: открыть документ, кликнуть «Подписать», выбрать способ подписания, получить одноразовый пароль и ввести его. Если случайно нажать на кнопку еще возможно, то правильно ввести цифры пароля — вряд ли.

Страх № 4. Электронная подпись окажется недействительной

❓Чего боятся сотрудники. С реальной подписью всё понятно, поставил — и документ подписан. А электронная — это что-то нематериальное, а значит, не внушающее доверие. Вдруг ее можно отменить или она вообще не отобразится? Тогда в случае претензий или судебных разбирательств невозможно будет доказать подписание, например, трудового договора — работодатель просто скажет, что такой сотрудник у него никогда не числился.

✅ Реальность. Электронная подпись — это аналог реальной. Ее нельзя отменить или убрать. Раз вы ее поставили, значит документ заверен. Могут возникнуть трудности с простой электронной подписью (ПЭП), так как она не оставляет цифровой след, но даже в этом случае можно доказать факт подписания. К тому же, хорошая КЭДО-платформа бесплатно обеспечивает всех сотрудников усиленными неквалифицированными подписями (УНЭП), с ними риск сводится к нулю.

Страх № 5. Из архива украдут документы

❓Чего боятся сотрудники. Раз документы хранятся электронно, значит, архив можно взломать. Тогда злоумышленники получат доступ ко всем документам.

✅ Реальность. Электронный архив защищен и гораздо более безопасен, чем хранение документов на внешних серверах. Так, в HRlink мы используем систему тройной репликации для защиты облачного хранилища. Кроме того, если у компании повышенные требования к безопасности и конфиденциальности, можно оформить версию on-premise и хранить все данные на внутренних серверах.

Страх № 6. Нужно будет разбираться со сложным инструментом

❓Чего боятся сотрудники. Много инструментов — это всегда лишняя волокита и стресс. Нужно потратить время, чтобы освоить и правильно использовать новую систему. А если будет непонятно, как авторизоваться, искать документы, поставить подпись? Придется часами сидеть и разбираться, отвлекаясь от работы.

✅ Реальность. КЭДО нужен чтобы сократить волокиту, а не наоборот. Поэтому современная и качественная КЭДО-платформа собирает все нужные опции в одном окне без лишних кнопок, вкладок и действий со стороны пользователя. В HRlink интерфейс интуитивно понятен, работа с платформой не требует технической подготовки. Работа с документами занимает всего пару минут, при этом не надо ничего распечатывать, ходить в отдел КДП или на почту, отвлекаться на курьеров и ждать нужные экземпляры по несколько дней.

Страх № 7. Сокращение штата

❓Чего боятся сотрудники. Если все процессы с кадровыми документами автоматизируются, руководителю больше будут не нужны кадровики и HR-менеджеры, специалисты потеряют работу.

✅ Реальность. КЭДО сокращает необходимость в расширении штата КДП и HR, но не означает сокращение. Снизится нагрузка по рутинным задачам, связанным с документами, зато высвободившееся время можно будет потратить на обучение и более творческие задачи, например, мотивировать команду, проводить тимбилдинг, совершенствовать процессы подбора и найма персонала.

Страх № 8. Сложности в прохождении проверки

❓Чего боятся сотрудники. Непонятно, что делать, если в компанию нагрянет проверка. Раньше можно было пойти в архив и собрать папку с документами. А если все документы хранятся электронно? Нужно будет предоставлять проверяющим доступ ко всей платформе?

✅ Реальность. Давать проверяющим доступ к платформе не нужно, так как необходимые документы можно выгрузить из системы в виде Excel-таблицы. Все эти документы будут иметь такую же юридическую силу, как и бумажные. При необходимости отдельные экземпляры можно распечатать и поставить подпись.

Страх № 9. Нужно всё время быть у компьютера

❓Чего боятся сотрудники. С введением КЭДО все будут ожидать мгновенного подписания документов. А вдруг мне срочно прилетит важный документ, а я не у компьютера?

✅ Реальность. Заверять документы можно не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Вы можете за пару минут поставить подпись со смартфона или планшета, даже если находитесь в дороге, на переговорах и т. д.

Страх № 10. КЭДО — временная мера

❓Чего боятся сотрудники. КЭДО ввели по необходимости из-за пандемии и связанных с ней ограничений. Сейчас об ограничениях забудут, всех вернут с удаленки, а КЭДО отменят. И непонятно, что тогда делать с документами, которые велись электронно.

✅ Реальность. КЭДО, как и удаленка, с нами навсегда. Более того — в следующем году правительство может рассмотреть обязательный переход на КЭДО для всех.

В скором времени кадровый электронный документооборот может из возможности превратиться в необходимость. Поэтому переводить документы в цифру нужно сейчас, пока у вас есть возможность сделать это плавно, медленно и без лишнего стресса для сотрудников. Беседуйте с персоналом и отрабатывайте возражения. А также правильно выбирайте КЭДО-платформу: важно, чтобы команда не только помогла с техническими аспектами, но и провела обучение для сотрудников. Так, HRlink дает клиентам обучающие материалы для персонала, организует тренинги и воркшопы, чтобы объяснить, что КЭДО — это удобно и безопасно.

К другим статьям