Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты

Это вторая статья цикла публикаций об управлении численностью персонала. В первой статье речь шла о том, как повышать производительность труда, чтобы уменьшить дефицит персонала. В ней мы говорили о необходимости оптимизации процессов, что позволяет выявить резервы и глобально понять, какая численность персонала будет оптимальна. В данном материале речь пойдёт о следующих шагах, которые позволят более точно рассчитать численность персонала, и о параметрах, которые необходимо заложить в калькулятор численности.

Автор: Александра Лушникова, руководитель практики «Организационная эффективность», ЭКОПСИ

Подходы к управлению численностью

Компании по-разному управляют численностью, можно даже выстроить градацию основных подходов.

1. Управление Ad Hoc — ситуативное:

• нормативы численности не используются;
• отсутствует текущий мониторинг численности;
• обосновывается увеличение численности, но контролировать снижение невозможно.

2. Использование неадаптированных нормативов, например отраслевых.

3. Периодическая оценка численности: проведение бенчмаркинга раз в 2–3 года с целью оптимизации численности по мере необходимости.

4. Использование адаптированных нормативов: нормативы разработаны под конкретную компанию.

5. Использование нормативов во временной перспективе: долгосрочное планирование численности с учётом развития компании и изменения её потребностей в персонале.

На первых уровнях компании часто используют подход по оптимизации численности на определённый процент, например решают сократить количество персонала на 10%. Часто эти проценты берут без должного анализа, иногда на основе бенчмаркинга: компании сравнивают себя с другими из отрасли и понимают, что у них работает больше людей, после чего пытаются сократить численность, не учитывая при этом ни технологические различия, ни территориальные, ни какие-либо другие. Бенчмаркинг — хороший инструмент, но только в том случае, когда мы хотим сфокусировать усилия и понять, где потенциально у нас есть наибольший резерв по повышению эффективности. Однако бенчмаркинг плох для принятия конкретных кадровых решений.

Более серьёзными являются подходы по разработке адаптированных под компанию нормативов. И самый продвинутый уровень, когда компании разрабатывают нормативы, сразу закладывая перспективу их изменения в зависимости от проводимых изменений бизнес-процессов, повышения их эффективности. Фактически получается не один норматив, а несколько нормативов в одном.

Методы нормирования численности

Когда начинаются проекты по управлению численностью, всегда хочется масштаба, но не всегда целесообразно нормировать всё. А что же стоит нормировать? Во-первых, массовые позиции, где можно сэкономить на масштабе, а во-вторых, те должности, где мы предполагаем наличие высокой степени неэффективности (либо у работника много простоев, либо не очень много функционала).

Конечно, разные методы отличаются по трудоёмкости и важно адекватно их использовать. Например, применять трудоёмкий метод там, где, скорее всего, будет не очень большой результат, не стоит.

В прошлой статье мы обсуждали использование различных методов в зависимости от целей оптимизации. Но методы также зависят от категорий персонала, для которых надо рассчитать нормативы. Чтобы подобрать адекватный метод для анализа трудозатрат, можно использовать такую таблицу.

Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты

При выборе метода нормирования с учётом специфики деятельности должностей можно учитывать несколько шкал:

Наблюдаемость процесса: ручной или мыслительный.
Частота процесса: повторяемый или неповторяемый.
Уникальность процесса: рутинный или творческий.
Длительность процесса: короткий или растянутый во времени.

Ниже представлено несколько вариантов должностей и то, как можно проанализировать деятельность сотрудников на основе данных шкал. А затем в зависимости от этого подобрать метод оценки эффективности труда.

Примеры распределения по шкалам для разных типов должностей

Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты
Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты
Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты
Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты
Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты
/

Чем правее мы оказываемся, тем:

• более оправдана экспертная оценка,
• важнее комбинировать несколько методов нормирования,
• больший объём наблюдений нужен для точного анализа,
• больший набор факторов требуется учитывать.

Чем левее мы оказываемся, тем:

• точнее и на меньших выборках работают статистические методы,
• короче становится период исследования функционала должности (можно уменьшить требуемое количество наблюдений, хронометражей, ФРД и т. д.).

После того как с помощью подходящих методов проанализирована текущая деятельность сотрудников, возникает вопрос о том, как сделать нормативы численности, которые будут актуальны не год, а более длительное время. Для этого формируется калькулятор численности компании.

Калькулятор численности

Основные параметры, которые закладываются в калькулятор численности:

1. Бизнес-драйверы (cost-драйверы, или факторы трудозатрат) — то, что отслеживает бизнес и что говорит о его эффективности, какие результаты ожидаются от конкретной бизнес-функции и как они влияют на общий результат бизнеса. Например, для грузчика бизнес-драйвером является количество погруженной продукции. Для специалиста по подбору персонала — количество и скорость закрытия вакансий и т. д.

2. Продукция (объём по бизнес-драйверам) — количество единиц продукции, которые надо получить.

3. Внешние факторы — то, что нельзя забыть, когда нормируем факторы трудозатрат: требования законодательства, распределение пиковых периодов работы и т. д.

Специальный инструмент — калькулятор численности — позволяет рассчитать, какие ресурсы необходимы, чтобы выполнить требуемый объём работы.

Конечно, в каждой организации есть своё представление о желаемой численности и производительности труда (плановое соотношение), есть ретроспективные данные по итогам завершённых периодов и есть фактическое соотношение количества персонала к выполненным объёмам работ.

Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты

На основе анализируемых данных компании часто делают вывод, что ситуация ухудшается, люди стали работать хуже. А в качестве решения — сокращение количества персонала на определённый процент. Но почти всегда это лишь временная мера, и в течение небольшого периода после сокращения численность снова восстанавливается или даже возрастает (фактические данные и графики на этот счёт вы можете найти тут).

Калькулятор численности анализирует гораздо большее количество факторов и порой позволяет понять нелинейные зависимости между производительностью труда и численностью персонала. В ходе работы над калькулятором мы начинаем анализировать всю работу, которую делает сотрудник не только по документам, но и фактически. Поэтому калькулятор помогает, с одной стороны, понять, какое из соотношений на графике наиболее близко к реальности, а с другой —построить модель того, как будет меняться численность в зависимости от изменения объёма работ. В жизни зависимость не всегда бывает линейная и не всегда все графики начинаются из точки «ноль». Все эти нюансы позволяет учесть калькулятор.

Калькулятор численности может выглядеть как таблица (в Excel либо в другой программе), в которой есть несколько блоков:

1. Блок про компанию: какие есть должности, как они встраиваются в процессы.
2. Факторы трудозатрат (драйверы бизнес-процессов) — что нам важно измерять, какие показатели влияют на процессы.
3. Норматив трудозатрат — сколько времени уходит на одну единицу фактора трудозатрат.
4. Плановое значение трудозатрат — объём по каждому фактору.
5. Минимально необходимая численность — может быть связана с законодательством, с особенностями технологического процесса и т. д.

Пример калькулятора численности

Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты

Это базовые составляющие калькулятора, но в него также можно добавлять расчёты разницы между нормативной и фактической численностью, правила округления в расчётах численности (например, если есть подменные сотрудники).

Калькулятор численности персонала. Что учесть, чтобы правильно сделать расчёты

Когда собирается информация для расчётов, важно учитывать, что есть должности, которые никогда не смогут работать на 100% эффективно. Есть потери второго рода (простои), от которых надо обязательно избавиться. Но всегда есть и потери первого рода: то, что не приносит ценности компании, что можно сократить, но никогда нельзя исключить полностью (перемещение между цехами, согласования и т. д.). В формировании калькулятора надо быть реалистами, а не идеалистами, чтобы в результате получился работающий инструмент. Чтобы учесть в расчётах потери первого рода, можно заложить некую целевую эффективность как коэффициент либо сразу вложить потери первого рода во время выполнения фактора трудозатрат. Например, сразу считать не только время на подготовку документа, но и время на его согласование.

При формировании норматива важно учитывать дополнительные факторы:

1. Законодательство. Определяет минимальную численность, время на перерывы и т. д.
2. Специфика рабочей деятельности. Сезонность работ, наличие подменных, тяжесть и ограничения работы.
3. Состояние рынка труда. Наличие специалистов на рынке труда с необходимым опытом и квалификацией.

В результате калькулятор численности позволяет связать факторы трудозатрат, значения по ним, то есть норматив и объём (сколько единиц нужно сделать), становится эффективным работающим инструментом, который адаптируется в зависимости от изменения процессов и позволяет довольно точно рассчитывать численность персонала для компании.

К другим статьям